外贸函电的概念及标准流程

外贸函电是我们建立对外贸易关系和外贸往来的重要手段。外贸函电包括建立客户业务关系、询价、报盘、还盘、订货、接受、签约、包装、装运、支付、结算、保险、商检、索赔、代理及仲裁等几项特殊贸易形式和经济技术合作。

外贸函电包含商业书信及电报、电传等。掌握商业书信的写作规则、原理及结构形式，包括完整的标题、恰当的称呼、熟悉国际贸易中的英语术语、符合英语的语法特点、准确的表述、及时的何复。

外贸函电英语有固定的格式可以遵循， 而且很多英语句子的表达方式也可以沿用。外经贸人员通过了解外贸函电的特点及翻译策略，能够更好地理解和处理贸易活动中出现的商务信函，快速掌握外贸沟通技巧。

了解外贸函电英语更多技巧，可以参考这篇文章：学会2个外贸函电英语，让你快速掌握外贸沟通技巧

一、外贸函电的流程

（一）建立业务关系

介绍进出口贸易的种类、步骤，掌握如何撰写有关建立业务关系的函电。

（二）询价与答复

掌握进出口贸易的几种基本价格条件，相关函电的撰写，并熟悉询价与答复的常用句型。

（三）报盘与递盘

掌握报盘中实盘与虚盘两大种类，如何报盘与递盘及相关函电的撰写。

（四）还盘、反还盘和接受

掌握还盘、反还盘的技巧，了解什么是有效的接受，并掌握相关函电的撰写及还盘、反还盘和接受的常用句型。

（五）订货和签约

了解订货单及合约一般包括事项，掌握相关函电的撰写及订货和签约的常用句型。

（六）包装

了解包装的目的、形式，什么是合理的包装及喽头，掌握相关函电的撰写及包装的常用句型。

（七）装运

了解装运的种类、工具及提单，掌握相关函电的撰写及装运的常用句型。

（八）支付与结算

掌握几种常用的付款条件和结算方法，掌握相关函电的撰写及支付与结算的常用句型。

（九）保险

了解风险和损失的种类，常用的保险条款及保单；掌握相关函电的撰写及保险的常用句型。

（十）商检

了解商检的种类，商检条款及商检单；掌握相关函电的撰写及商检的常用句型。

(十一)抱怨、索赔、理赔及仲裁

了解相关知识，掌握相关函电的撰写及常用句型。

(十二)代理、特殊贸易、经济技术合作

了解相关知识，掌握相关函电的撰写及常用句型。

二、外贸函电的基本要求

外贸函电的作用，一是索取信息或传递信息，二是处理商务交流中有关事宜，三是联络与沟通感情。

外贸函电基本要求：主题明确，内容简洁，语言精练，表述完整。

外贸函电的格式：有固定的语言、习惯用法和常用句型。需要掌握各种英语语言知识，掌握外贸书信的格式与写作技巧。常见的缩略语。条理清楚，内容适合。

外贸函电的语气：各部分语气。开发信、询盘回复一般要客气，表达感谢；平常业务联系要细心、信任；催促付款要紧急而不失礼貌；客户索赔要理解、给予足够的解释和说明。

外贸函电的写作应掌握7c原则，即：完整(complete)、正确 (correctness),清楚(clearness)、简洁(concreteness)、具体(concreteness)、 礼貌(courtesy)、体谅(consideration)。

完整：外贸函电应完整表达所要表达的国际贸易中的内容和意思，何人、何时、何地、何事、何种原因、何种方式等。

正确：表达的用词用语及标点符号应正确无误，因为外贸函电的内容大多涉及商业交往中双方的权利、义务以及利害关系，如果出错势必会造成不必要的麻烦。

清楚：所有的词句都应非常清晰明确地表现真实的意图，避免双重意义的表示或者模棱两可。用最简单普通的词句来直截了当地告诉对方。

简洁：在无损于礼貌的前提下，用尽可能少的文字清楚表达真实的意思。

外贸行业中需要了解的英文缩写词非常多，使用也非常频繁。如果不熟悉外贸英语缩写及含义，会直接影响你和客户交流的顺畅程度。一方面体现在外贸英语能力的高低上，另一方面反映了你对外贸业务的熟悉程度。

掌握常用外贸英语缩写，可以参考这篇文章：2021年最新常用外贸英语缩写及含义